Service bibliothèque et archives de l’Union internationale des télécommunications (UIT), Genève
Responsable de stage : Kristine Clara | Juillet à août 2011

Genève est le siège de beaucoup d’organisations internationales et contribuent à son rayonnement de par le monde. De ce fait, les centres de documentations, bibliothèques et archivent qu’elles abritent sont autant de possibilités de s’impliquer dans des projets avec des problématiques passionnantes.

L’UIT est l’institution spécialisée des Nations Unies pour les technologies de l’information et de la communication (TIC). Elle attribue dans le monde entier des fréquences radioélectriques et des orbites de satellite, élabore les normes techniques qui assurent l’interconnexion harmonieuse des réseaux et des technologies et s’efforce d’améliorer l’accès des communautés défavorisées aux TIC. Aujourd’hui, les TIC sont à la base de toutes ses activités. Elles aident à gérer et contrôler de multiples aspects de notre vie quotidienne: services d’urgence, approvisionnement en eau, réseaux électriques et filières alimentaires, soins de santé, enseignement, services publics, marchés financiers, systèmes de transport et gestion de l’environnement. Elles permettent à chacun de communiquer avec ses collègues, ses amis et sa famille, à tout moment et pratiquement en tout endroit de la planète.

L’UIT rassemble tous ceux qui comptent dans le secteur des TIC. Sa spécificité par rapport aux autres institutions des Nations Unies est qu’elle réunit des membres du secteur public et du secteur privé. L’Union compte ainsi 192 Etats Membres, auxquels s’ajoutent des régulateurs du secteur des TIC, de grands établissements universitaires et quelque 700 entreprises du secteur privé.
Fondée sur le principe de la coopération internationale entre les gouvernements et le secteur privé, l’UIT est la principale instance mondiale au sein de laquelle les parties peuvent rechercher un consensus sur diverses questions influant sur l’avenir du secteur des TIC.

En 2007, la bibliothèque et les archives de l’UIT ont lancé un projet de numérisation afin de mettre à disposition un petit fonds de documents institutionnels importants (documents de conférences, actes finals, régulations et tarifs). Le « Portail historique de l’UIT » fut officiellement lancé le 11 février 2010. Dès lors, il a été décidé de continuer et d’étendre cette initiative. Pour cela, il s’agissait avant tout de re-évaluer les procédures et outils existant afin de s’assurer que la gestion, le maintien et la mise à disposition de la future collection numérique se fassent de manière optimale.

Les objectifs de ce projet sont d’une part, d’améliorer l’accès aux informations de l’UIT et d’autre part, d’assurer la préservation sur le long terme des documents historiques. L’accès direct aux documents ainsi qu’aux aboutissements des conférences historiques sont d’un grand intérêt pour les chercheurs, le personnel de l’UIT et les délégués.

En 2011, lors d’un stage dans le cadre du Bachelor en Sciences de l’information, j’ai rejoins le projet pour une durée de 3 mois. J’ai essentiellement travaillé sur les Conférences plénipotentiaires qui étaient déjà à un stade avancé du processus. Concernant les Règlements de radiocommunication, la version anglaise avait déjà été traitée, nous avons alors travaillé sur les versions françaises et espagnoles.

Principales tâches effectuées

Collecte de tous les documents des conférences : La bibliothèque de l’UIT dispose de plusieurs lieux de stockage : la bibliothèque, le dépôt de la bibliothèque, les archives et les versions électroniques. La première opération consiste à réunir toutes ces copies et n’en garder qu’une par dépôt. Une fiche technique sur chaque version des Règlements de Radiocommunication (anglaise, française et espagnole) est alors créée permettant de pouvoir entre autre vérifier s’il y a des différences entre les versions. Ces mêmes documents seront ensuite catalogués à l’aide du logiciel « Voyager ». Une copie est gardée pour la numérisation et sera ensuite conservée aux archives.

Evaluer, sélecter et préparer les documents pour la numérisation

Numériser, vérifier et OCR des versions électroniques : Le contrôle qualité est une tâche qui demande du temps et de la concentration. C’est une activité relativement répétitrice mais essentielle. En effet, l’UIT a opté pour la politique suivante : offrir aux utilisateurs un fichier de la meilleure qualité possible.

Rajout des métadonnées et bookmarks : Afin de rendre les fichiers PDF plus facilement exploitable, des bookmarks sont ajoutés pour les chapitres et les sections importantes des documents. Ainsi en plus de la recherche full-text, les utilisateurs peuvent utiliser les bookmarks pour naviguer dans le PDF.