Record and Archives Service de l’Organisation Mondiale de la Santé, Genève
Responsable : Marie Villemin | Depuis septembre 2019

Le service Records et Archives (RAS) de l’Organisation Mondiale de la Santé a pour mission de gérer et préserver les archives courantes, intermédiaires et historiques de l’Organisation mondiale de la Santé (OMS).

En étroite collaboration avec le Département de la communication (DCO), ils sont en charge de la gestion des documents médias (photos, vidéo, etc) créés dans le cadre des activités de l’OMS. Suite à l’augmentation importante et  constante de ces données et les problématiques que cela entraîne dans leur gestion et leur mise à disposition. Le service des archives a décidé de remplacer l’ancien système de gestion par un nouveau Media manager.

Engagée en tant que consultante dès le début du projet, j’ai été impliquée dans toutes les étapes du développement de la photothèque, jusqu’à son lancement officiel en janvier 2020 – WHO PHOTO LIBRARY. Aujourd’hui cheffe de projet pour les nouveaux projets de migrations sur la plateforme, je continue également de m’occuper de la gestion courante de la photothèque.

Mes principales activités concernent:

Data migration : Evaluation, nettoyage, mise en forme et mapping des données.

Architecture – Provenance information : Organisation des asset en respectant le principe archivistique de provenance. Structure interne du classement, convention de nommage des fichiers.

Ingestion – catalogage – controlled vocabulary – keywording : Catalogage et indexation des photos à l’aide des thésaurus, recherches contextuelles et rédaction des descriptions.

Data content standards – Data value standards : Rédaction d’un guide de cataloguage et standardisation des données en fonction des champs.

Digital right management – consents – permissions – usage approval : Evaluation des photos et attribution des DRM selon le règlement de l’OMS. Suivi et évaluation des demandes de download.

Workflow : Mise en place d’un outil de suivi et de gestion à l’interne, formation des contributeurs.

Enhancements : Evaluation de la plateforme et proposition d’amélioration en fonction des besoins identifiés et définis.

Crédit photo : WHO / Naomi Wenger