Responsable de stage : Jean-Daniel Zeller | Avril à juin 2006
En qualité d’apprentie assistante en information documentaire de 3e année, j’ai effectué dans le cadre de ma formation, un stage au Service d’archives des HUG en tant que commise d’archives (100%).
Ce stage fut ma première immersion dans le monde des archives et le contexte médical dans lequel il s’inscrivait était très intéressant car il permettait de mettre en pratique des exemples bien concrets de techniques d’archivages vues en cours.
J’ai eu l’occasion de voir l’aspect non pas seulement légal et pratique des archives mais aussi son rôle de témoin historique, en travaillant sur le dépouillement de certains registres du conseil d’administration en vue de la constitution d’une base de données.
La découverte de l’envergure du fonctionnement d’un hôpital, de la logistique et du temps que cela requiert entre la demande au service d’archive et le la livraison de l’information souhaitée était aussi un bon moyen de se rendre compte de l’importance d’un tel service, des challenges liés à la diffusion de ces documents et de l’intérêt de la gestion électronique des documents (GED) pour les archives de services d’une telle ampleur.
Durant cette période, j’ai effectué divers travaux courant du service tels que :
- La prise en charge de versement d’archives en provenance des services ainsi que leur reconditionnement dans certains cas.
- La recherche et la livraison des dossiers archivés dans les (vastes) locaux des HUG.
- Le classement et le tri de dossiers en vue de leur élimination, impliquant notamment l’utilisation de fichiers informatiques.
J’ai également effectué des recherches d’information dans le cadre de l’élaboration de calendrier de conservation des documents pour différents services des HUG.
Crédit photo : WHO